Deplasările de afaceri: ce asigurări au nevoie angajatul și firma

Pentru o asigurare de deplasare de afaceri trebuie să te uiți la două lucruri diferite: polița de călătorie a angajatului, care acoperă urgențele medicale, bagajele și anulările, și obligațiile firmei față de el, care țin de securitatea muncii și de răspunderea angajatorului. De regulă, firma alege și plătește polița, iar angajatul trebuie să știe exact ce acoperă și pe cine sună dacă apare o problemă.

Informațiile din articol sunt generale. Pentru situația concretă a firmei tale, discută cu un broker de asigurări sau cu un consultant în dreptul muncii.

De ce nu ajunge asigurarea de sănătate obișnuită în delegație

Asigurarea de sănătate obișnuită sau cardul european de sănătate nu acoperă, de cele mai multe ori, tot ce se poate întâmpla într-o călătorie de serviciu. Cardul european acoperă doar îngrijirea necesară în sistemul public din statele participante, iar costurile suplimentare, transportul medical sau repatrierea rămân în afara lui. Pentru o delegație în afara Uniunii Europene, polița privată devine practic necesară. Dacă firma se bazează pe asigurarea inclusă în cardul bancar, citește mai întâi ce acoperă de fapt asigurarea de călătorie inclusă în card.

Mai există un detaliu: unele polițe individuale de călătorie exclud deplasările cu scop profesional sau anumite activități de muncă, în special cele manuale, la înălțime ori cu risc. Un angajat care pleacă la un târg, la o întâlnire cu clienții sau la un training este de obicei acoperit de o poliță standard, dar unul care merge pe un șantier sau montează utilaje poate fi exclus. Citește capitolul de excluderi înainte de a cumpăra.

Ce asigurări pot fi necesare pentru un angajat în deplasare?

Un pachet complet pentru o delegație combină de obicei mai multe acoperiri, pe care firma le poate cumpăra separat sau într-o singură poliță. Cele mai întâlnite sunt:

• Asigurarea medicală de urgență, cu asistență 24/24 și transport medical sau repatriere, pentru boală sau accident în timpul deplasării.
• Asigurarea de accidente personale, care oferă o sumă în caz de invaliditate sau deces din accident.
• Asigurarea de bagaje și echipamente, utilă mai ales dacă angajatul transportă laptopuri, mostre sau aparatură.
• Asigurarea de răspundere civilă, pentru daunele produse din greșeală unei terțe persoane.
• Asigurarea de anulare sau întrerupere a călătoriei, pentru costurile nerecuperabile dacă deplasarea cade.

Pentru componenta medicală, vezi și cum se folosește asistența 24/24 din polița de călătorie.

Cine răspunde dacă se întâmplă ceva în delegație?

Angajatorul rămâne responsabil pentru securitatea și sănătatea salariatului și pe durata deplasării, nu doar la sediu. Asta înseamnă că firma trebuie să evalueze riscurile, să informeze angajatul despre destinație și să ia măsuri rezonabile de protecție. Dacă un accident de muncă are loc în timpul delegației, el se tratează după regulile accidentelor de muncă, iar firma are obligații de declarare și evidență.

Polița de călătorie nu înlocuiește aceste obligații. Ea acoperă costuri, nu îți mută responsabilitatea legală. De aceea este bine ca firma să păstreze ordinul de deplasare, programul și dovezile că polița a fost încheiată înainte de plecare. Pentru calificarea exactă a unui eveniment ca accident de muncă, consultă inspectoratul teritorial de muncă sau un specialist în dreptul muncii.

Ce verifici în poliță înainte de plecare?

Înainte de plecare, verifică lista de puncte care schimbă cel mai des decizia de a despăgubi sau nu. Parcurge-le împreună cu angajatul:

1. Dacă polița acoperă deplasările de serviciu și activitatea concretă pe care o va desfășura angajatul.
2. Perioada acoperită, inclusiv zilele de tranzit, și dacă este vorba de o singură călătorie sau de o poliță anuală.
3. Teritoriul asigurat și eventualele țări excluse.
4. Suma asigurată pentru cheltuielile medicale, adaptată destinației.
5. Datele de contact ale asistenței și condițiile în care trebuie anunțată înainte de internare.

Dacă o deplasare poate fi anulată din motive de serviciu sau personale, merită verificată și acoperirea pentru anulare, explicată în articolul despre asigurarea storno și recuperarea banilor pe vacanță, care se aplică logic și unei delegații.

Ce ar trebui să știe angajatul din timpul călătoriei

Angajatul trebuie să aibă la el documentele poliței, numărul asistenței și contactul persoanei din firmă responsabile de deplasare. Dacă apare o urgență, primul pas este apelul la asistență, înainte de a plăti singur tratamente scumpe, pentru că multe polițe cer acordul prealabil. Facturile, rețetele și rapoartele medicale se păstrează în original, pentru că vor fi cerute la decontare.

Merită amintit și un aspect organizatoric: dacă polița este plătită de firmă, angajatul trebuie să primească un exemplar înainte de plecare, nu după. Mulți află de limitele poliței abia când au nevoie de ea. Pentru o privire de ansamblu asupra tuturor tipurilor de acoperiri, poți consulta și secțiunea Călătorii a site-ului.

Pe scurt

• Polița de călătorie și obligațiile angajatorului sunt lucruri diferite și se completează.
• Verifică dacă polița acoperă deplasările de serviciu și activitatea concretă din delegație.
• Alege acoperirile după destinație: medical, accidente, bagaje, răspundere civilă, anulare.
• Angajatul trebuie să primească polița și numărul de asistență înainte de plecare.
• Pentru cazuri speciale, consultă un broker sau un specialist în dreptul muncii.